Jaká pravidla platí pro nákup materiálu?

Předsedové SA/SVJ a údržbáři domů nakupují materiál potřebný pro zajištění bezproblémového bydlení družstevníků a vlastníků bytů. Jaká základní pravidla platí pro tyto nákupy?

Pojďme si je připomenout s požárně-bezpečnostním technikem Pavlem Krajovským, který má oblast materiálně technického zásobování (MTZ) v popisu své pracovní činnosti.

Pane Krajovský, kde všude mohou předsedové domů nakupovat?

V prodejnách, s nimiž Stavební bytové družstvo Krušnohor uzavřelo příslušnou smlouvu. Ty se přednostně zabývají prodejem zboží, jež je potřebné pro zajištění údržby domů. Neplatí tedy, že si předseda zajde do jakékoliv prodejny s tímto sortimentem a tam nakoupí materiál pro dům či družstvo.

Jak pan předseda pozná, která je ta správná prodejna s uzavřenou smlouvou?

Úplný seznam prodejních míst je uveden na webových stránkách družstva, konkrétně na stránce Hledám řešení / Funkcionáři domu / Seznam prodejen pro bezhotovstní nákup, případně předsedům pošlu na vyžádání e-mailem seznam prodejců.

Když předseda zajde nakoupit do smluvního obchodu, jak prodavači poznají, že nejde o podvodníka hrajícího si na „krušnohorce“?

Nakupující – tedy pan předseda – předloží prodavačům občanský průkaz. Ti mají od nás k dispozici jmenný seznam osob, které mohou za Krušnohor nakupovat. Tento seznam je průběžně aktualizován. A kromě toho prodejnám posílám celoroční objednávku na zboží potřebné pro zajištění údržby s přehledem domů, pro které bude materiál nakupován. Zopakuji ještě, že nakupovat mohou předsedové SA/SVJ a údržbáři domů. Tyto osoby mají podepsanou hmotnou odpovědnost. Mohou tedy realizovat nákupy a za tuto činnost jsou plně zodpovědní.

Prodavači tedy ověří, že jde o osoby oprávněné nakupovat. Co potom následuje?

Předseda nakoupí potřebný materiál, prodávající následně vystaví dodací list. Po překontrolování nakoupeného zboží podle dodacího listu pan předseda odchází z obchodu. Tím administrativa spojená s nákupem pro něj skončila. Prodejna totiž zašle dodací list s vypsanými položkami provedeného nákupu a zároveň i s vystavenou fakturou na správu družstva. Ta zajistí proplacení zboží prodejně z účtu SA/SVJ domu, ze kterého pan předseda do obchodu zavítal.

Do kolika korun mohou předsedové nakupovat? Je nákup zboží nějak finančně omezen?

Výše částky nákupu zboží pro běžnou údržbu není omezena, protože družstvo respektuje potřeby domů. Zároveň se spoléhá na racionální myšlení předsedů, o nichž předpokládá, že se ve finančních záležitostech umějí orientovat a chovají se co do financí úsporně. Pokud by ale mělo dojít k většímu nákupu, pak je vhodné jej na správě družstva předem projednat. Nákupy materiálu v hodnotě nad 5 000 korun musí schválit technik domu nebo já. Samozřejmě, že technik i já se zajímáme o účelnost finančně náročného nákupu. Jestliže ale půjde o ještě více peněz – třeba na zakoupení vrtačky za 8 000 korun –, pak v takovém případě je nutný souhlas ředitele správy družstva. Pokud by šlo o ještě dražší nákup, například židlí za 30 000 korun pro vybavení zasedací místnosti, tak je v tomto případě vhodnější nechat si tuto částku schválit lidmi na výroční členské schůzi samosprávy nebo na shromáždění vlastníků jednotek. V podstatě by šlo o hlasování, jako kdyby to byla investiční akce. Byl by to veřejný kolektivní souhlas s nákupem a předešlo by se tak podezření, že si někdo těmito penězi „namastil kapsu“. Musím ale konstatovat, že za ty roky, co na Krušnohoru pracuji, jsem ani jednou nepojal podezření, že by finančně náročnější nákup byl zbytečný. Předsedové i údržbáři přistupují k nákupům racionálně a s velkou zodpovědností, snaží se peníze naopak ušetřit.

Jak je to s prodejnami? Ty si nekladou nějaké extra podmínky?

Musím zmínit Flegro – to je jediná prodejna, která si stanovila výjimku. Ve Flegru je nutno bezhotovostně nakoupit zboží v úhrnné částce nad 400 korun. Pokud by byla částka nižší, pak ji pan předseda zaplatí ze svého a účetní doklad si nechá proplatit v pokladně družstva.

Jak je to s nákupy elektronářadí?

Je nutno sepsat žádost. Jejím adresátem je ředitel správy družstva. Ten po prověření potřebnosti nákupu jej schválí.

I když tvrdíte, že máte s předsedy a údržbáři pozitivní zkušenosti co se nákupů týče, přece jen nemůžete vyloučit, že se po čase objeví černá duše, která bude s materiálem kupčit nebo jej nějak zneužívat – třeba ku prospěchu svému…

Kšeftařit či jinak zneužívat nakoupené zboží se rozhodně nevyplatí. Technici družstva a pracovnice z ekonomického úseku chodí do domů na kontroly, což jsou vlastně inventury majetku. Při zjištění nesrovnalostí by byly okamžitě vyvozeny důsledky. Pokud by šlo o zvlášť závažnou záležitost, pak bychom jistě o ní informovali družstevníky a vlastníky bytů. Osobně věřím tomu, že by bydlící závadové jednání netolerovali a na členské schůzi nebo na shromáždění vlastníků by předsedu odvolali a v případě údržbáře trvali na ukončení dohody o pracovní činnosti.

Rozmlouval: Petr PROKEŠ